Ir kāds neliels birojs, kur nesenajā komandas sapulcē atklājās dīvaina problēma: trīs dažādās nodaļās vienu un to pašu dokumentu gatavoja pilnīgi atšķirīgos veidos. Viens darbinieks lietoja Word failu, otrs bija izveidojis Excel tabulu, bet trešais visu pierakstīja uz papīra un nofotografēja. Rezultāts? Haoss un izniekots laiks, lai saliktu visu vienuviet. Vai ir veids, kā novērst šādas situācijas nākotnē?
Lai arī tas šķiet mazsvarīgi, uzņēmuma veidlapas var būt viens no noderīgākajiem rīkiem darba kārtības sakārtošanai. Tām nav jābūt garlaicīgām, un tām noteikti nav jāapgrūtina kolēģi ar liekām formalitātēm. Pareizi izstrādātas, tās ievērojami palīdz samazināt misēkļu iespējamību, padarot visas iesaistītās puses pārliecinātākas par iegūto rezultātu. Tālāk atklāsies, kā tas patiesībā notiek un kā personalizēti, vienotā stilā radīti dokumenti uzlabo ikdienas procesus ikvienā uzņēmumā.
Strukturēti dokumenti, kas pazīstami kā uzņēmuma veidlapas, ir kā uzņēmuma iekšējais ceļvedis, kas palīdz darbiniekiem ātri piekļūt vajadzīgajai informācijai un vienoties par kopēju dokumentu formu. Taču galvenais ieguvums ir ne tikai kārtība. Veidlapu izmantošana būtiski samazina iespējamo kļūdu skaitu, jo tajās ir vienādi lauki, skaidri norādījumi un pārskatāms dizains.
Reizēm pārdošanas nodaļā izveidojas ilgstošs strīds ar grāmatvedību, ja trūkst kāda atsevišķa maksājuma ailīte vai cita nozīmīga atsauce. Ja uzņēmums ar vienotu redzējumu ievieš sistemātiski izstrādātas formas, tad, pat ja ir jānoformē sarežģīti pavadzīmes vai līgumu pielikumi, rodas mazāk pārpratumu. Šādi sakārtotā un ērti lietojamā vidē dialogs “Var, lūdzu, atsūtīt pareizo dokumentu?” pamazām tiek aizstāts ar “Gatavošana norit precīzi pēc plāna!”
Lai gan pašas veidlapas vēl neizglābj pasauli, tās ir būtisks solis pretim efektivitātei. Komanda, kas izmanto stratēģiski sagatavotas uzņēmuma veidlapas, iegūst lielāku pārliecību par to, ka nekas nav aizmirsts vai nozaudēts. Tas visiem ietaupa laiku un resursus – divi kritiski faktori, kas vienmēr tiek augstu vērtēti jebkurā biznesā.
Kāds no vadošajiem speciālistiem reiz sacīja: “Pārdomāti dokumenti iedvesmo izpratni par uzņēmuma vērtībām.” Šī atziņa parāda, cik nozīmīgi ir dokumenti, kas atspoguļo korporatīvo identitāti. Tāpēc uzņēmuma veidlapas var būt kā labs stāsts par zīmolu un tā kultūru, ja tajās ietvertie dizaina elementi un krāsas ir saskaņoti ar uzņēmuma kopējo stilu. Patiesībā tas ir kā neizteikts vēstījums – rūpīgi sagatavotie dokumenti liecina par organizētu un profesionālu pieeju.
Šāda veida sakārtotība nereti uzlabo arī savstarpējo mijiedarbību. Kolēģi vairs nelauza galvu, meklējot “to pdf” vai “to Excel lapu, kas bija klāt e-pastā pirms pusgada”. Struktūra turklāt palīdz veidot veiksmīgu iekšējo komunikāciju – visi materiāli tiek apkopoti viegli atrodamā un saprotamā formātā. Tāpēc, pat ja nopietna projekta laikā jāapmainās ar desmit dažādiem dokumentu veidiem, skaidri zināms, kur glabājas aktuālās veidlapas un kā tās pielāgot konkrētajām vajadzībām.
Lai pilnībā nodrošinātu sadarbību, noderīgi ir arī personalizēti noteikumi un lauki, kas palīdz precīzi norādīt nepieciešamo informāciju. Piemēram, aizpildāms lauks ar jautājumu “Atļauja saņemta no klienta?” var novērst risku palaist garām svarīgu saskaņošanas soli. Tieši šādas detaļas veicina pozitīvu komandas kultūru, jo ikviens saprot, kā konkrētie papīri saskan ar plašākiem uzņēmuma mērķiem.
Vispirms svarīgi ir definēt, kāda informācija būs nepieciešama un kas ir būtiski katrā dokumentā. Reizēm var palīdzēt uzskaitīt, kurš lietotājs lejupielādēs vai aizpildīs veidlapu un kādi dokumenti jānodod tālākai apstrādei. Ja organizācijā dominē daudzpakāpju apstiprināšanas process, noteikti ieteicams izveidot aizpildīšanas soļus, lai atvieglotu vienu no visbiežākajām problēmām – “Kas parakstīs dokumentu?”
Nākamais solis ir dizaina izstrāde. Formāta vienotība un zīmola ievērošana nav vienīgi par smuku logotipa novietojumu. Tajā ietilpst arī viegli salasāma fontu izvēle, saprotami lauku nosaukumi un pietiekami kontrastējošas krāsas. Laikā, kad lielākā daļa darbinieku steidzas no vienas tikšanās uz citu, ir vairākkārt pierādījies, ka skaidri un ērti noformēti dokumenti ļauj izvairīties no daudzām liekām diskusijām.
Visbeidzot, būtiska ir arī tehniskā izpilde. Drukātām veidlapām nepieciešama kvalitatīva papīra izvēle un profesionāla veidlapu druka, lai paliktu tās pašas krāsas un nianses, kas redzamas digitālajā maketā. Ja uzņēmums vēlas pāriet uz videi draudzīgu pieeju, ir iespējams izmantot ekoloģisko papīru, kas piešķir papildu vērtību zīmolam. Savukārt elektroniskajām formām jānodrošina lietotājam draudzīga saskarsme un funkcionalitāte, piemēram, iespēja aizpildīt formu tieši pārlūkprogrammā.
Tomēr novatoriskās tehnoloģijas nekad neaizstās pārdomātu plānošanu. Pirms radīt galīgo drukas vai elektronisko versiju, vērts veikt izmēģinājumus ar potenciālajiem lietotājiem, lai laikus pamanītu kļūdas vai trūkstošus laukus. Daudzas organizācijas ir uzkrājušas pieredzi, ka pat nelieli uzlabojumi lauku izkārtojumā var ievērojami samazināt darbinieku jautājumu daudzumu un padarīt ikdienu patīkamāku visiem iesaistītajiem.
Lai arī šie soļi šķiet laikietilpīgi, rezultātā strukturētās uzņēmuma veidlapas atstāj ilgtermiņa ietekmi uz visu darba gaitu. Tas nozīmē mazāku birokrātiju, lielāku drošību informācijas apritē un skaidrākus uzņēmuma procesus. Vienots dokuments, kas saprotams ikvienam, var kļūt par komandas stabilo pamatu, radot uzticamas un prognozējamas sadarbības nosacījumus.
Parasti darbu organizācijā visvairāk atvieglo tas, ka nav jālauza galva par sīkumiem vai niansēm. Tieši uzņēmuma veidlapas pilda šo uzdevumu – tās eksistē, lai darbinieki netērētu lieku laiku un droši varētu koncentrēties uz saviem tiešajiem mērķiem bez liekām formalitātēm. Galu galā, sakārtoti dokumenti veicina produktivitāti, un produktivitāte savukārt vairo apmierinātību ar darbu.
Kāpēc nepagarināt arī sava biznesa sasniegumus, iedvesmojoties no pārdomātām struktūrām un dizaina elementiem? Vienmēr pastāv iespēja paplašināt šo principu arī mārketinga materiālos, klientu aptaujās un citos dokumentos, kas atspoguļo uzņēmuma identitāti. Ar vienu pavisam vienkāršu, taču jaudīgu rīku – sistemātiskām veidlapām – ikdiena kļūst pārskatāmāka un daudz harmoniskāka.
Tas ir laiks uzdot sev jautājumu: vai ir vērts tērēt dārgo enerģiju nebeidzamās dokumentu meklēšanās, ja pateicoties nelielam ieguldījumam var izveidot efektīvu un profesionālu vidi? Recepte ir vienkārša – ja uzņēmumam ir savas skaidras, vienotā stilā radītas veidlapas, tad paveikto rezultātu uzticamība tikai pieaug.
